Du bist auf der Suche nach einem Urlaubsverwaltungs- und Zeiterfassungstool mit dem es Dir möglich ist, immer den Überblick zu behalten? Du möchtest, dass Deine Mitarbeitenden Urlaubsanträge, Abwesenheiten und Arbeitszeiten einfach und unkompliziert bearbeiten und beantragen können? Dann ist die folgende Übersicht, in der wir Euch die wichtigsten Funktionen und Tools unserer Urlaubsverwaltungs- und Zeiterfassungssoftware näherbringen, sicherlich sehr interessant für Euch.
Unternehmen setzen eine Zeiterfassungssoftware ein, um die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden automatisch zu protokollieren. Mittels dieser Technologie ist es möglich, die Arbeitszeiten präzise zu erfassen genauso wie Überstunden und Abwesenheiten zu verwalten.
Hierbei handelt es sich um eine Softwarelösung, die dazu dient, den Prozess der Urlaubsplanung, -beantragung und -verwaltung in Unternehmen zu automatisieren und zu vereinfachen.
Online Urlaubsplaner und Zeiterfassungssysteme sind in der heutigen Arbeitswelt, die geprägt ist von Flexibilität und einer fortschreitenden Dynamik nicht mehr wegzudenken. Hinzu kommt die gesetzliche Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeiten, die seit September 2022 für Unternehmen gilt.
Deine Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, ihre Urlaubsanträge von überall, auch mittels Smartphone zu bearbeiten und einzureichen.
Eingereichte Anträge können von den zuständigen Personen jederzeit eingesehen, überprüft, genehmigt oder abgelehnt werden.
Der noch zur Verfügung stehende Urlaubanspruch kann unkompliziert eingesehen werden können.
Über den Teamkalender, der jedem Nutzer bzw. jeder Nutzerin über das Menü zur Verfügung steht, können die Abwesenheiten der Mitarbeiter*innen eingesehen werden. Die Abwesenheiten werden automatisch in den Outlook Kalender der Mitarbeitenden übertragen.
Du hast die Möglichkeit timeout mit Microsoft Teams zu verknüpfen. Auf diese Weise wirst du zum Beispiel als Mitarbeiter*in über genehmigte bzw. abgelehnte Urlaubsanträge informiert oder als Führungskraft über neu eingegangene Anträge. Mit der Eingabe "heute" kannst Du Dir einfach und schnell anzeigen lassen, wer aktuell abwesend ist.
Durch die Arbeitszeiterfassungs-App mit Microsoft 365-Anbindung können Arbeitszeiten einfach, schnell und unkompliziert von den Mitarbeitenden eingegeben werden.
Als Arbeitsstunden-App für Web und mobile Geräte konzipiert, ermöglicht sie nicht nur die mobile Zeiterfassung, sondern bietet auch spezialisierte Funktionen zur Überstundenberechnung. Überstunden lassen sich transparent dokumentieren und können jederzeit eingesehen werden.
Alle durchgeführten Aufzeichnungen erfüllen die gesetzlichen Bestimmungen und umfassen somit auch verpflichtende Pausenregelungen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Dein Unternehmen jederzeit eine gesetzlich konforme Dokumentation der Arbeitszeiten gewährleistet.
Eine Generierung der Berichte, die detaillierte Informationen zu den geleisteten Arbeitsstunden enthalten, ist abrufbar.
Die Software bietet die Möglichkeit eine Übersicht bezüglich genehmigter Urlaube, Krankheitstage und anderer Abwesenheitsgründe zu generieren. Auch ein Auszug der Resturlaubstage kann eingesehen und exportiert werden.
Diese Exporte können als CSV Datei erfolgen. Ein Jahresexport, der nur die Jahresurlaube exportiert und ein ausführlicher Monatsexport inklusive Rückstellungen und Resturlaub ist möglich. Die Funktion kann von Administratoren über die Einstellungen sowie den Kalender aufgerufen werden.
Zusätzlich verfügt timeout über eine Rest-API um Daten einzuspielen oder abzufragen, um sie bspw. in Drittanwendungen weiterzuverarbeiten.
Die timeout Software ist eine sinnvolle Lösung, da diese sowohl die Urlaubsverwaltung, als auch die Zeiterfassung abdeckt.
Mit ihrer Microsoft 365-Anbindung, ist eine reibungslose Integration möglich und das Risiko von Dateninkonsistenzen wird somit minimiert.
Es gibt unterschiedliche Benutzer und Rollen:
Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass Mitarbeitende bzw. Vorgesetzte automatisch über noch zu bearbeitende Urlaubsanträge oder ausstehende Arbeitszeiterfassungen informiert werden.
Abwesenheiten werden darüber hinaus automatisch in den Outlook Kalender der Mitarbeiter*innen eingepflegt. Auch in den Gruppenkalender des jeweiligen Teams wird die Abwesenheit eingetragen.
Die timeout Software verfügt über Folgendes:
Die Abwesenheitsverwaltungs- und Zeiterfassungssoftware timeout ist so konzipiert, dass sie den geltenden Vorschiften und Datenschutzrichtlinien entspricht. Die Verwaltung der Abwesenheiten genauso wie die Zeiterfassung erfolgt in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen und selbstverständlich sind dabei die Daten geschützt.
Eine Urlaubsverwaltungs- und Zeiterfassungssoftware ist in der Arbeitswelt von Heute ein unverzichtbares Instrument für Dein Unternehmen, um mit den Urlaubs- und Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter*innen effizient und transparent umzugehen.
Es handelt sich bei timeout deshalb um eine effektive Lösung für die Verwaltung von Mitarbeitendenressourcen. Dabei sorgt die Automatisierung von Prozessen, die Verbesserung der Transparenz und die genaue Datenerfassung dafür, die betriebliche Effizienz zu steigern und Arbeitsabläufe zu optimieren.
