Das Thema online Zeiterfassung ist in aller Munde. Denn Zeit ist Geld - gerade in der heutigen Geschäftswelt ist dieses Sprichwort zutreffend. Effizientes Zeitmanagement kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg für Unternehmen ausmachen. Eine präzise und zuverlässige Arbeitszeiterfassung ist daher von entscheidender Bedeutung. Das gilt nicht nur für das Unternehmen, auch die Mitarbeitenden profitieren von einer transparenten Zeiterfassung.
In diesem Blogartikel werden die Vorteile, die die digitale Zeiterfassung bietet untersucht. Darüber hinaus geben wir einen Überblick bezüglich der gesetzlichen Entwicklung der Arbeitszeiterfassung seit 1994 bis heute.
Im Jahr 1994 wurde in Deutschland bereits das Arbeitszeitgesetz eingeführt. Grund dafür war, Arbeitnehmer*innen vor zu langen Arbeitszeiten zu schützen und den Unternehmen bundesweit geltende, grundsätzliche Regularien an die Hand zu geben. In dem Arbeitszeitgesetz werden unter anderem Ruhezeiten, Pausen, Überstunden und Höchstarbeitszeiten definiert.
Im Mai 2019 wurde durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass alle Arbeitgeber*innen in der Europäischen Union ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten einführen müssen. Dieses System soll verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein. Bislang war es ausreichend, nur die Stunden zu erfassen, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgingen, sprich Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit.
Dieses sog. Stechuhr-Urteil vom 14.05.2019 wurde im September 2022 noch einmal durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) untermauert. Die Unternehmen in Deutschland sind dazu verpflichtet, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung umzusetzen. Hier wurde allerdings noch nicht festgelegt, mit welchem System die Erfassung der Arbeitszeiten zu erfolgen hat.
Am 18.04.2023 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) den Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz vorgelegt. Dieser Entwurf sieht im Wesentlichen die folgenden Änderungen vor:
Arbeitszeitregelungen sind von entscheidender Bedeutung, um die Arbeitsbedingungen von Arbeitnehmer*innen zu schützen und sicherzustellen, dass faire und angemessene Arbeitszeiten eingehalten werden. Einige wichtige Regularien in Bezug auf die Arbeitszeiten umfassen:
Unternehmen sind verpflichtet, diese Vorschriften einzuhalten, um die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter*innen zu gewährleisten und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Es müssen Beginn, Dauer, Pausen und das Ende der Arbeitszeit dokumentiert werden. Ein Schichtplan als Dokumentation der Arbeitszeit ist dabei nicht ausreichend. Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten muss noch am Tag der Arbeitsleistung erfolgen. Die Arbeitgeber*innen können die Aufzeichnung der Arbeitszeiten selbst vornehmen oder aber dies an ihre Arbeitnehmer*innen delegieren. Die Verantwortung obliegt jedoch dem Arbeitgeber bzw. der Arbeitgeberin.
Im Vergleich zu manuellen Methoden bieten digitale Arbeitszeiterfassungssysteme eine höhere Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Durch die Verwendung von elektronischen Systemen werden menschliche Fehler minimiert, und es gibt weniger Raum für Unstimmigkeiten bei der Aufzeichnung von Arbeitszeiten.
Effizienzsteigerungen erreichen Unternehmen durch die Automatisierung ihrer Arbeitszeiterfassungsprozesse. Manuelles Erfassen der Arbeitszeiten gehört dadurch der Vergangenheit an. Dies führt dazu, dass sich Mitarbeitende auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können und somit ihre Produktivität erhöhen.
Analoge Zeiterfassungssysteme wie zum Beispiel Stempeluhren sind oftmals nicht so flexibel und können zu Schwierigkeiten bei der Anpassung an sich ändernde Arbeitszeitmodelle und -anforderungen verursachen. Digitale Arbeitszeiterfassungssysteme bieten eine höhere Flexibilität und können problemlos an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden.
Digitalisieren der Arbeitszeiten bedeutet, weniger Zettelwirtschaft durch das Einsparen vom manuell auszufüllenden Stundenzettel und somit wertvollen Platz zu sparen. Mittels digitaler Systeme kann man aber nicht nur Arbeitszeiten erfassen, sondern zum Beispiel auch Urlaubstage planen und diverse andere Arten von Abwesenheiten, wie Krankmeldungen einreichen.
Digitale Zeiterfassungssysteme bieten in der Regel fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um die Integrität und Vertraulichkeit von Arbeitszeitdaten zu gewährleisten. Dies kann den Schutz vor unbefugtem Zugriff oder Manipulationen verbessern, was bei analogen Methoden möglicherweise nicht in gleichem Maße gewährleistet ist.
Während die Anschaffungskosten für ein digitales Zeiterfassungssystem möglicherweise höher sind als für analoge Methoden, können langfristig betrachtet erhebliche Einsparungen erzielt werden. Die automatisierte Natur digitaler Systeme reduziert den Bedarf an manuellen Arbeitsstunden und verringert somit die Personalkosten.
Automatisierung spart Zeit. Wenn der Zeiterfassungsprozess automatisiert wird, führt dies zu einer effizienteren Arbeitsweise. Die eingesparte Zeit können Mitarbeitende in sinnvollere Tätigkeiten investieren.
Die digitale Zeiterfassung bietet zahlreiche Vorteile, die über die analoge Arbeitszeiterfassung hinausgehen. Die digitale Zeiterfassung gewährleistet eine höhere Genauigkeit und Zuverlässigkeit bei der Aufzeichnung von Arbeitszeiten, was zu einer effizienteren Verwaltung der Arbeitszeit führt. Durch die Automatisierung der Prozesse werden menschliche Fehler minimiert und die Produktivität gesteigert.
Darüber hinaus bietet die digitale Zeiterfassung eine höhere Flexibilität, da sie sich problemlos an sich ändernde Arbeitszeitmodelle und -anforderungen anpassen lässt. Der Digitalisierungsprozess reduziert nicht nur die Zettelwirtschaft, sondern ermöglicht auch die Erfassung verschiedener Arten von Abwesenheiten, wie zum Beispiel Urlaubstage und Krankmeldungen.
Sicherheitsfunktionen digitaler Zeiterfassungssysteme gewährleisten den Schutz vor unbefugtem Zugriff oder Manipulationen, was bei analogen Methoden möglicherweise nicht in gleichem Maße gegeben ist. Langfristig betrachtet können durch die Nutzung digitaler Systeme erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden, da der Bedarf an manuellen Arbeitsstunden reduziert wird.
Insgesamt führt die digitale Zeiterfassung zu einer Zeitersparnis und ermöglicht es Mitarbeitenden, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Angesichts dieser vielfältigen Vorteile ist es für Unternehmen ratsam, auf digitale Zeiterfassungssysteme umzusteigen, um ihre Effizienz zu steigern und wettbewerbsfähig zu bleiben.
