FRAGEN & ANTWORTEN zum Thema: Verpflichtende Arbeitszeiterfassung

Die Erfassung der Arbeitszeiten wurde mit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 zur Pflicht – Das wirft eine nicht unerhebliche Anzahl an Fragen auf, die im Folgenden ihre Beantwortung finden:

1. Was versteht man unter Arbeitszeiterfassung?
2. Seit wann besteht die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung?
3. Welche Daten müssen erfasst werden?
4. Wie sehen die Regelungen für Pausen-, Ruhe- und Arbeitszeiten aus?
5. Wer muss Arbeitszeiten erfassen?
6. Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für leitende Angestellte?
7. Wie sehen die Fristen zur Umstellung auf eine elektronische Arbeitszeiterfassung aus und welche Ausnahmen gibt es?
8. Reicht ein Schicht- oder Dienstplan zur Arbeitszeiterfassung aus?
9. Kann Vertrauensarbeitszeit weiterhin existieren?
10. Mobile Arbeit und Arbeitszeiterfassung, was muss beachtet werden?
11. Arbeitszeiterfassung & Datenschutz – wie passt das zusammen?
12. Was ist das Stechuhr-Urteil?
13. Welche Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung gibt es?
14. Wie lange muss die Arbeitszeiterfassung gespeichert werden?
15. Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?
16. Was zählt zu den Pflichten des Arbeitgebers in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung?
17. Wie sehen die Anforderungen an ein Arbeitszeiterfassungssystem aus?
18. Wie sicher sind die persönlichen Daten bei der digitalen Zeiterfassung?
19. Wer ist berechtigt, die erfassten Arbeitszeiten einzusehen?
20. Zu welchem Zweck dürfen die Arbeitszeiten eingesehen werden?

1. Was versteht man unter Arbeitszeiterfassung?

Bereits im Jahr 1994 wurde das ArbZG (Arbeitszeitgesetz) erlassen. In diesem Gesetz werden zum Beispiel Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen geregelt. Das Gesetz dient dem Schutz der Mitarbeiter*innen und legt einheitliche Regelungen für Arbeitgeber fest.

2. Seit wann besteht die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung?

Bereits am 14. Mai 2019 hat der EuGH (Europäische Gerichtshof) Arbeitgeber*innen dazu verpflichtet, die Arbeitszeit der Beschäftigten systematisch zu erfassen. Mit dem Grundsatzurteil des BAG (Bundesarbeitsgerichts) vom 13. September 2022 wurde diese Verpflichtung noch einmal untermauert.

Es reicht nun nicht länger aus, lediglich Überstunden und Sonntagsarbeit zu dokumentieren. Arbeitgeber*innen sind verpflichtet, sämtliche Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen.

3. Welche Daten müssen erfasst werden?

Laut Beschluss des EuGH sind Arbeitgeber*innen verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Dies umfasst sowohl den Beginn als auch das Ende der Arbeitszeit. Pausen, genau wie Ruhezeiten gehören zwar nicht zur Arbeitszeit, ist jedoch von besonderer Bedeutung, sicherzustellen, dass diese eingehalten werden.

4. Wie sehen die Regelungen für Pausen-, Ruhe- und Arbeitszeiten aus?

• Die werktägliche Arbeitszeit von maximal 8 Stunden darf nur in Ausnahmefällen auf 10 Stunden verlängert werden
• Die Ruhezeit beginnt unmittelbar nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit und endet, sobald die Arbeit wieder aufgenommen wird. In §5 Abs. 1 ArbZG ist geregelt, dass die Ruhezeit grundsätzlich mindestens 11 Stunden betragen muss und nicht durch einen Arbeitseinsatz unterbrochen werden darf
• Nach einer Arbeitszeit von 6 Stunden ist eine Pausenzeit von mindestens 30 Minuten einzuhalten, nach 9 Stunden eine Unterbrechung von mindestens 45 Minuten

5. Wer muss Arbeitszeiten erfassen?

Alle Arbeitnehmer*innen sind grundsätzlich von der Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung betroffen. Davon ausgenommen sind lediglich leitende Angestellte. Auch Mitarbeitende, die im Home-Office arbeiten unterliegen der Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeiten.

6. Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für leitende Angestellte?

Die Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeiten gilt aktuell gemäß § 5 Abs. 3 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) nicht für leitende Angestellte. Vor allem zählen hierzu Führungskräfte, die zur selbständigen Einstellung und Entlassung von Mitarbeitenden berechtigt sind oder aber über eine nicht unbedeutende Prokura verfügen.

Hier ist allerdings Vorsicht geboten, denn nicht alle Führungskräfte sind auch automatisch leitende Angestellte. Ob es sich bei einer Führungskraft um eine/n leitende/n Angestellte/n handelt, muss ggf. im Einzelfall geprüft werden.

7. Wie sehen die Fristen zur Umstellung auf eine elektronische Arbeitszeiterfassung aus und welche Ausnahmen gibt es?

Die Fristen zur Umstellung auf eine elektronische Erfassung der Arbeitszeiten lauten wie folgt:

8. Reicht ein Schicht- oder Dienstplan zur Arbeitszeiterfassung aus?

Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit müssen exakt, einschließlich Pausen und Überstunden erfasst werden. Dementsprechend geht es bei der Pflicht zur Zeiterfassung um die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Das hat zur Folge, dass ein Schicht- bzw. Dienstplan nicht mehr als Arbeitszeitnachweis ausreichen wird.

9. Kann Vertrauensarbeitszeit weiterhin existieren?

Die gute Nachricht ist, Vertrauensarbeitszeit kann nach wie vor existieren! Dabei wird unter Vertrauensarbeit verstanden, dass Mitarbeitende Beginn sowie Ende ihrer täglichen Arbeitszeit selbst bestimmen können.

Gesetzliche Vorgaben wie die maximale tägliche Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten sind jedoch genauso zu beachten wie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit. Wichtig ist dabei, dass die tägliche Arbeitszeit exakt erfasst werden muss.

10. Mobile Arbeit und Arbeitszeiterfassung – Was muss beachtet werden?

Auch bei der mobilen Arbeit ist es von besonderer Bedeutung, dass die tägliche Arbeitszeit genau erfasst wird. Das mobile Arbeiten unterliegt dem ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) genauso wie dem ArbZG (Arbeitszeitgesetz).

11. Arbeitszeiterfassung & Datenschutz – Wie passt das zusammen?

Der Datenschutz betrifft die Zeiterfassung der Mitarbeitenden. Denn der Schutz der Mitarbeiter*innen soll in den Vordergrund gestellt werden. Unternehmen sind daher verpflichtet, die Angaben zu den Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden entsprechend der Vorschriften der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zu schützen. So soll beispielsweise verhindert werden, dass Mitarbeiter*innen ihre vertraglich festgelegte Arbeitszeit überschreiten.

12. Was ist das Stechuhr-Urteil?

Bei dem sogenannten Stechuhr-Urteil handelt es sich um ein Urteil des BAG vom 13. September 2022. Dieses Urteil besagt, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen exakt zu erfassen.

Die Basis dieses Urteils bildet ein bereits im Mai 2019 vom EuGH gefälltes Urteil, welches die Arbeitgeber*innen zur Einführung eines Arbeitszeitsystems verpflichtet. In § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG heißt es: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

13. Welche Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung gibt es?

Eine Erfassung der Arbeitszeiten kann auf unterschiedliche Arten erfolgen. Neben dem klassischen Stundenzettel und Exceltabellen können auch Hardwarelösungen bzw. eine elektronische Zeiterfassung zum Einsatz kommen. Darüber hinaus sind auch webbasierte bzw. mobile Softwarelösungen denkbar.

14. Wie lange muss die Arbeitszeiterfassung gespeichert werden?

Laut § 16 Abs. 2 ArbZG (Arbeitszeitgesetz) sind Arbeitgeber*innen verpflichtet, Nachweise bezüglich der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

15. Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?

Grundsätzlich und in erster Linie sind die Arbeitgeber*innen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Gesetze verantwortlich. Laut § 22 Abs. 9 ArbZG handelt ein*e Arbeitgeber*in ordnungswidrig, wenn er/sie Aufzeichnungen nicht oder nicht richtig erstellt, so wie dies in § 16 Abs. 2 ArbZG vorgegeben ist.

16. Was zählt zu den Pflichten des Arbeitgebers in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung?

Arbeitgeber*innen können von der Möglichkeit Gebrauch machen, die Arbeitszeiterfassung an die Arbeitnehmer*innen zu delegieren. Dabei gilt jedoch zu beachten, dass Arbeitgeber*innen dafür sorgen müssen, dass das Arbeitszeiterfassungssystem tatsächlich und in korrekter Art und Weise angewendet wird. Dies ist beispielsweise mittels regelmäßiger Stichproben nachzuhalten.

17. Wie sehen die Anforderungen an die elektronische Zeiterfassung aus?

Zeiterfassungssysteme müssen objektiv, verlässlich und zugänglich sein und somit:

1. Eine tägliche elektronische Erfassung ermöglichen -> objektiv
2. Den Schutz der Gesundheit sowie die Sicherheit der Arbeitnehmer*innen gewährleisten & den Datenschutz genauso wie die dazugehörigen gesetzlichen Regularien einhalten -> verlässlich
3. Den Angestellten einen Zugriff auf die von ihnen erfassten Arbeitszeiten ermöglichen -> zugänglich

18. Sind die persönlichen Daten bei der digitalen Zeiterfassung sicher?

Bei der Zeiterfassung sind Unternehmen an die Einhaltung der Grundsätze aus der DSGVO gebunden. Hier ist insbesondere der § 5 DSGVO zu nennen. Hier werden die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten geregelt. Es wird in diesem Paragrafen unter Anderem festgelegt, dass die Daten nur für „festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden“ dürfen.

19. Wer ist berechtigt, die erfassten Arbeitszeiten einzusehen?

Auf die Dokumentation der Arbeitszeiten dürfen lediglich Arbeitgeber*innen, Arbeitnehmer*innen und die Beschäftigten der Personalabteilung zugreifen.

20. Zu welchem Zweck dürfen die Arbeitszeiten eingesehen werden?

Die erfassten Arbeitszeiten dürfen laut § 12 Abs. 7 ArbZVO (Arbeitszeitverodnung) nur für die Überprüfung der Einhaltung der Arbeitszeit sowie für besoldungsrechtliche Zwecke verwendet werden.

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Fazit

Die praktische Umsetzung der Arbeitszeiterfassung in den verschiedenen Branchen und Berufen ist alles andere als einheitlich. Die Anforderungen und Bedürfnisse können stark variieren, was eine flexible Herangehensweise erfordert. Sei es nun die Arbeitszeit per Stempeluhr, per Chip-Karte, an Terminals oder mittels einer Software zu erfassen.

Es ist von großer Bedeutung, klare Richtlinien und Standards zu entwickeln, die sowohl den Interessen der Arbeitnehmer*innen als auch den betrieblichen Anforderungen gerecht werden. Systeme, die zur Unterstützung der Arbeitszeiterfassung eingeführt werden, sollten über diverse Funktionen verfügen, die eine manuelle Erfassung der Arbeitszeiten überflüssig machen.

Des Weiteren entstehen Fragen zur technischen Umsetzbarkeit und Datensicherheit. Die Lösung ist die Nutzung elektronischer Zeiterfassungssysteme. Diese erfordern den Schutz sensibler Daten und die Gewährleistung der Datenschutzbestimmungen.

Insgesamt zeigt die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts, dass die Arbeitswelt im Wandel ist, und die Erfassung der Arbeitszeiten innerhalb der Schaffung fairer Arbeitsbedingungen, eine wichtige Rolle spielt.

Quellen: Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

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