Die Erfassung der Arbeitszeiten wurde mit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 zur Pflicht â Das wirft eine nicht unerhebliche Anzahl an Fragen auf, die im Folgenden ihre Beantwortung finden:
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Bereits im Jahr 1994 wurde das ArbZG (Arbeitszeitgesetz) erlassen. In diesem Gesetz werden zum Beispiel Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen geregelt. Das Gesetz dient dem Schutz der Mitarbeiter*innen und legt einheitliche Regelungen fĂŒr Arbeitgeber fest.
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Bereits am 14. Mai 2019 hat der EuGH (EuropÀische Gerichtshof) Arbeitgeber*innen dazu verpflichtet, die Arbeitszeit der BeschÀftigten systematisch zu erfassen. Mit dem Grundsatzurteil des BAG (Bundesarbeitsgerichts) vom 13. September 2022 wurde diese Verpflichtung noch einmal untermauert.
Es reicht nun nicht lĂ€nger aus, lediglich Ăberstunden und Sonntagsarbeit zu dokumentieren. Arbeitgeber*innen sind verpflichtet, sĂ€mtliche Arbeitszeiten ihrer BeschĂ€ftigten zu erfassen.
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Laut Beschluss des EuGH sind Arbeitgeber*innen verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer BeschÀftigten zu erfassen. Dies umfasst sowohl den Beginn als auch das Ende der Arbeitszeit. Pausen, genau wie Ruhezeiten gehören zwar nicht zur Arbeitszeit, ist jedoch von besonderer Bedeutung, sicherzustellen, dass diese eingehalten werden.
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Alle Arbeitnehmer*innen sind grundsÀtzlich von der Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung betroffen. Davon ausgenommen sind lediglich leitende Angestellte. Auch Mitarbeitende, die im Home-Office arbeiten unterliegen der Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeiten.
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Die Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeiten gilt aktuell gemÀà § 5 Abs. 3 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) nicht fĂŒr leitende Angestellte. Vor allem zĂ€hlen hierzu FĂŒhrungskrĂ€fte, die zur selbstĂ€ndigen Einstellung und Entlassung von Mitarbeitenden berechtigt sind oder aber ĂŒber eine nicht unbedeutende Prokura verfĂŒgen.
Hier ist allerdings Vorsicht geboten, denn nicht alle FĂŒhrungskrĂ€fte sind auch automatisch leitende Angestellte. Ob es sich bei einer FĂŒhrungskraft um eine/n leitende/n Angestellte/n handelt, muss ggf. im Einzelfall geprĂŒft werden.
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Die Fristen zur Umstellung auf eine elektronische Erfassung der Arbeitszeiten lauten wie folgt:
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Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit mĂŒssen exakt, einschlieĂlich Pausen und Ăberstunden erfasst werden. Dementsprechend geht es bei der Pflicht zur Zeiterfassung um die tatsĂ€chlich geleistete Arbeitszeit. Das hat zur Folge, dass ein Schicht- bzw. Dienstplan nicht mehr als Arbeitszeitnachweis ausreichen wird.
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Die gute Nachricht ist, Vertrauensarbeitszeit kann nach wie vor existieren! Dabei wird unter Vertrauensarbeit verstanden, dass Mitarbeitende Beginn sowie Ende ihrer tÀglichen Arbeitszeit selbst bestimmen können.
Gesetzliche Vorgaben wie die maximale tÀgliche Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten sind jedoch genauso zu beachten wie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit. Wichtig ist dabei, dass die tÀgliche Arbeitszeit exakt erfasst werden muss.
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Auch bei der mobilen Arbeit ist es von besonderer Bedeutung, dass die tÀgliche Arbeitszeit genau erfasst wird. Das mobile Arbeiten unterliegt dem ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) genauso wie dem ArbZG (Arbeitszeitgesetz).
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Der Datenschutz betrifft die Zeiterfassung der Mitarbeitenden. Denn der Schutz der Mitarbeiter*innen soll in den Vordergrund gestellt werden. Unternehmen sind daher verpflichtet, die Angaben zu den Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden entsprechend der Vorschriften der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zu schĂŒtzen. So soll beispielsweise verhindert werden, dass Mitarbeiter*innen ihre vertraglich festgelegte Arbeitszeit ĂŒberschreiten.
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Bei dem sogenannten Stechuhr-Urteil handelt es sich um ein Urteil des BAG vom 13. September 2022. Dieses Urteil besagt, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen exakt zu erfassen.
Die Basis dieses Urteils bildet ein bereits im Mai 2019 vom EuGH gefĂ€lltes Urteil, welches die Arbeitgeber*innen zur EinfĂŒhrung eines Arbeitszeitsystems verpflichtet. In § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG heiĂt es: âDer Arbeitgeber ist verpflichtet, ein System einzufĂŒhren, mit dem die von Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.â
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Eine Erfassung der Arbeitszeiten kann auf unterschiedliche Arten erfolgen. Neben dem klassischen Stundenzettel und Exceltabellen können auch Hardwarelösungen bzw. eine elektronische Zeiterfassung zum Einsatz kommen. DarĂŒber hinaus sind auch webbasierte bzw. mobile Softwarelösungen denkbar.
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Laut § 16 Abs. 2 ArbZG (Arbeitszeitgesetz) sind Arbeitgeber*innen verpflichtet, Nachweise bezĂŒglich der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
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GrundsĂ€tzlich und in erster Linie sind die Arbeitgeber*innen fĂŒr die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Gesetze verantwortlich. Laut § 22 Abs. 9 ArbZG handelt ein*e Arbeitgeber*in ordnungswidrig, wenn er/sie Aufzeichnungen nicht oder nicht richtig erstellt, so wie dies in § 16 Abs. 2 ArbZG vorgegeben ist.
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Arbeitgeber*innen können von der Möglichkeit Gebrauch machen, die Arbeitszeiterfassung an die Arbeitnehmer*innen zu delegieren. Dabei gilt jedoch zu beachten, dass Arbeitgeber*innen dafĂŒr sorgen mĂŒssen, dass das Arbeitszeiterfassungssystem tatsĂ€chlich und in korrekter Art und Weise angewendet wird. Dies ist beispielsweise mittels regelmĂ€Ăiger Stichproben nachzuhalten.
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Zeiterfassungssysteme mĂŒssen objektiv, verlĂ€sslich und zugĂ€nglich sein und somit:
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Bei der Zeiterfassung sind Unternehmen an die Einhaltung der GrundsĂ€tze aus der DSGVO gebunden. Hier ist insbesondere der § 5 DSGVO zu nennen. Hier werden die GrundsĂ€tze fĂŒr die Verarbeitung personenbezogener Daten geregelt. Es wird in diesem Paragrafen unter Anderem festgelegt, dass die Daten nur fĂŒr âfestgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werdenâ dĂŒrfen.
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Auf die Dokumentation der Arbeitszeiten dĂŒrfen lediglich Arbeitgeber*innen, Arbeitnehmer*innen und die BeschĂ€ftigten der Personalabteilung zugreifen.
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Die erfassten Arbeitszeiten dĂŒrfen laut § 12 Abs. 7 ArbZVO (Arbeitszeitverodnung) nur fĂŒr die ĂberprĂŒfung der Einhaltung der Arbeitszeit sowie fĂŒr besoldungsrechtliche Zwecke verwendet werden.
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Die praktische Umsetzung der Arbeitszeiterfassung in den verschiedenen Branchen und Berufen ist alles andere als einheitlich. Die Anforderungen und BedĂŒrfnisse können stark variieren, was eine flexible Herangehensweise erfordert. Sei es nun die Arbeitszeit per Stempeluhr, per Chip-Karte, an Terminals oder mittels einer Software zu erfassen.
Es ist von groĂer Bedeutung, klare Richtlinien und Standards zu entwickeln, die sowohl den Interessen der Arbeitnehmer*innen als auch den betrieblichen Anforderungen gerecht werden. Systeme, die zur UnterstĂŒtzung der Arbeitszeiterfassung eingefĂŒhrt werden, sollten ĂŒber diverse Funktionen verfĂŒgen, die eine manuelle Erfassung der Arbeitszeiten ĂŒberflĂŒssig machen.
Des Weiteren entstehen Fragen zur technischen Umsetzbarkeit und Datensicherheit. Die Lösung ist die Nutzung elektronischer Zeiterfassungssysteme. Diese erfordern den Schutz sensibler Daten und die GewÀhrleistung der Datenschutzbestimmungen.
Insgesamt zeigt die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts, dass die Arbeitswelt im Wandel ist, und die Erfassung der Arbeitszeiten innerhalb der Schaffung fairer Arbeitsbedingungen, eine wichtige Rolle spielt.
Quellen: Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
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