Zählt dein Unternehmen auch zu denjenigen, die es sehr mühsam finden, Urlaubsanträge der Mitarbeitenden zu verwalten? Dann ist eine Online Urlaubsplanungssoftware mit Sicherheit genau das Richtige für dich. Mit Hilfe einer solchen Software können Urlaubsanträge einfach, schnell und unkompliziert erstellt, eingereicht und geprüft werden.
Auf diese Weise kann dein Unternehmen nicht nur Ressourcen und Zeit einsparen, sondern den Prozess der Urlaubsplanung für alle Beteiligten vereinfachen.
Zunächst ist eine Anmeldung notwendig. Da es sich bei timeout um eine Web-App handelt, die nicht aus dem App-Store heruntergeladen werden muss, könnt ihr sie direkt über den Browser nutzen und auch auf dem Startbildschirm des entsprechenden Gerätes hinzufügen.
Über den Login Button meldet ihr euch in timeout an, um die Urlaubsverwaltungssoftware einfach und unkompliziert zu nutzen.
Nach erfolgreicher Anmeldung, wird übersichtlich dargestellt, wie viele Urlaubstage von dem Urlaubsanspruch noch zur Verfügung stehen und zudem die Urlaubsanträge mit dem entsprechenden Hinweis, ob diese bereits geprüft und genehmigt oder ggf. abgelehnt sind. Das Symbol unten rechts (1) dient dem Einreichen eines neuen Urlaubsantrages.
Ein Klick auf die Schaltfläche und es öffnet sich eine Übersicht, die es dem/der Mitarbeitenden ermöglicht, einen neuen Urlaubsantrag zu stellen. Im ersten Schritt kann der Antragstyp gewählt werden. Handelt es sich um einen Urlaub, Sonderurlaub, Unbezahlten Urlaub (der zum Beispiel der Kinderbetreuung dient), eine Krankmeldung, eine Dienstreise, einen Überstunden-Abbau, einen Kinderkrankentag oder eine Elternzeit?
Im nächsten Schritt werden Beginn und Ende des Urlaubes ausgewählt. Ist der reguläre Urlaub bereits verbraucht, bekommen Mitarbeitende einen Hinweis. Dieser lautet: „Urlaubskonto enthält nicht genug Tage.“
Ausgewählt werden kann darüber hinaus, ob es sich bei dem Antrag nur um einen halben Urlaubstag handelt.
Möchten Mitarbeitende ihrem Vorgesetzten noch eine Nachricht bezüglich des Antrages zukommen lassen, können sie dies über die Schaltfläche „+ Notiz hinzufügen“ tun. Oberhalb der Schaltfläche zum Stellen des Antrages befindet sich eine Info für die Mitarbeitenden, wer für die Beantwortung des Antrages zuständig ist.
Außerdem wird angezeigt, wie viele Tage Urlaub der Antrag umfasst und wie viel Resturlaub verbleibt.
Sobald alle nötigen Informationen eingegeben wurden, kann der Urlaubsantrag verschickt werden. Das System zeichnet sich dabei durch seine Benutzerfreundlichkeit aus, welches die Prozesse der Urlaubsplanung enorm vereinfacht und dadurch Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die Beantragung ihrer Abwesenheit erleichtert.
Wurde der Antrag geprüft und eine Genehmigung erteilt oder der Antrag abgelehnt, erhalten die Mitarbeitenden automatisch eine E-Mail. Sofern der Microsoft Teams Bot aktiviert wurde, wird die entsprechende Information direkt über die Microsoft-Teams-App übermittelt. Den Status der Anträge können deine Mitarbeitenden aber auch jederzeit in der App einsehen. Darüber hinaus wird der genehmigte Urlaub ebenso direkt in den Outlook Kalender der Mitarbeitenden eingetragen.
Mit Hilfe der Filterfunktion ist es möglich, die Personen auszuwählen, mit denen sich Mitarbeiter*innen bezüglich ihrer Urlaube absprechen sollten.
Befindet man sich nämlich beispielsweise zu Hause in der Planung des Jahresurlaubes mit der Familie, kann einfach geprüft werden, ob der Vertretungskollege/die Vertretungskollegin bereits Urlaub für gewisse Zeiträume eingereicht hat. Somit kommt es seltener zu Überschneidungen, wenn vorab geprüft wurde, ob eine andere Person bereits Urlaub hat.
Durch eine online Urlaubsverwaltung werden Prozesse effizienter, dadurch kann Zeit eingespart und darüber hinaus die Kommunikation und Planung der Urlaubszeiten erleichtert werden.
Doch wer profitiert im Unternehmen von einer digitalisierten Urlaubsverwaltung?
Urlaubsanträge können Dank benutzerfreundlichem System digital eingereicht werden. Dadurch kann Zeit eingespart werden, die an anderer Stelle und in wichtigere Aufgaben investiert werden kann. Formulare müssen nicht mehr händisch ausgefüllt werden und der Status der Urlaubsanträge kann jederzeit eingesehen werden.
Urlaubsanträge online bearbeiten zu können, ist vor allem auch für die Personalabteilung eines Unternehmens und die Vorgesetzten ausgesprochen effizient. Anträge können zentral verwaltet und der aktuelle Urlaubsstand der Mitarbeitenden jederzeit eingesehen werden. Die Automatisierung der Prozesse im Bereich der Urlaubsverwaltung führt ebenso dazu, dass Fehler minimiert und Richtlinien eingehalten werden
Durch eine effiziente digitale Urlaubsverwaltung können die Kollegen und Kolleginnen untereinander ihre Urlaubspläne einsehen. Dadurch wird die Abstimmung unter den Teammitgliedern erleichtert und auch der Personalbedarf kann besser geplant und abgedeckt werden. Die Planung von Teambesprechungen und -aktivitäten wird ebenso vereinfacht.
Der Prozess der Urlaubsverwaltung in digitaler Form führt dazu, dass Anträge durch die Geschäftsführung schnell bearbeitet werden können. Personalengpässe durch zu viele sich zeitgleich im Urlaub befindenden Mitarbeitenden können verhindert und Berichte und Analysen einfach erstellt werden.
Eine digitale Urlaubsverwaltung ermöglicht darüber hinaus, dass Prozesse automatisiert werden. So können beispielsweise Regeln und Richtlinien eingepflegt werden, die Anträge erkennen lassen, die nicht den Regularien entsprechenden.
Um stets über den aktuellen Stand der Urlaubsplanung im Bilde zu sein, ist es in timeout möglich, auf einen Blick zu sehen, welche/r Mitarbeiter*in wann und in welchem Zeitraum abwesend bzw. im Urlaub ist. Daher bietet timeout folgende Möglichkeiten:
Bei timeout handelt es sich um eine intuitiv bedienbare Online Urlaubsplanersoftware, die deinem Unternehmen hilft, das Verwalten von Urlaubsanträgen zu vereinfachen. Es müssen daher keine unübersichtlichen Excel-Listen mehr geführt werden.
Auch papierbasierte Anträge gehören mit timeout der Vergangenheit an. Dies hat den Vorteil, dass es nicht zu Missverständnissen kommt, weil ein Vorgesetzter beispielsweise Schwierigkeiten hat, den Antrag aufgrund einer schlechten Lesbarkeit, zu bearbeiten.
Die elektronische Urlaubsverwaltungs-App und die daraus resultierend vereinfachten Prozesse sorgen darüber hinaus dafür, dass die Bearbeitungszeit der Anträge erheblich verkürzt wird, da lästiges Ausdrucken, Unterschreiben und das manuelle Weiterleiten an den entsprechenden Vorgesetzten entfällt.
Durch den Einsatz einer Online Abwesenheitsverwaltung sind Mitarbeitende und Vorgesetzte immer auf dem aktuellen Stand der Urlaubsplanung. Dies ermöglicht ihnen nicht zuletzt eine übersichtliche Kalenderansicht.
Darüber hinaus kommt es durch die übersichtliche Darstellung von Abwesenheiten und Urlaubstagen, seltener zu Missverständnissen und demzufolge auch zu einer höheren Mitarbeitendenzufriedenheit, da Anträge schneller eingereicht und bearbeitet werden.
