Um sicherzustellen, dass Mitarbeitende ihr Arbeitsjahr ausgeglichen planen, sollte ein Unternehmen über die passende Urlaubsplanungssoftware verfügen. Dabei ist es besonders wichtig, dass Mitarbeiter*innen ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Urlaub und Arbeitsbelastung haben. Denn nachweislich bringen Mitarbeitende, die über eine gute Work-Life-Balance verfügen, bessere Leistungen, sind produktiver und auch zufriedener. Arbeitszeiten sowie die Anzahl an Urlauben sollte entsprechend pro Mitarbeiter*in in einer guten Balance sein.
Die Urlaubsplanung im Unternehmen sollte im besten Fall schon frühzeitig erfolgen, damit Projekte und Termine besser koordiniert und geplant werden können. Engpässe werden so in der Regel rechtzeitig erkannt und können umgeplant werden.
Was darüber hinaus zu dem Thema Urlaubsplanung im Unternehmen beachtet werden sollte, wird im Folgenden näher beleuchtet:
Nicht jedes Unternehmen arbeitet gleich und unterscheidet sich in gewissen Punkten voneinander. Ob eher eine papierbasierte Urlaubsplanung also eine traditionelle Methode oder aber eine Online Urlaubsplanung besser geeignet ist, kommt darauf an, wie ein Unternehmen strukturiert ist.
Gerade Unternehmen, die viele Mitarbeiter*innen beschäftigen und über mehrere Unternehmensstandorte verfügen tun sich in der Planung der Urlaubstage oftmals leichter, wenn sie eine Online-Urlaubsplanung nutzen.
Traditionelle Methoden der Urlaubsplanung hingegen, werden häufig von kleineren Unternehmen genutzt, da hier meist eine persönlichere Herangehensweise an die Urlaubsplanung gewünscht ist. Mitarbeitende sollen die Möglichkeit haben, sich direkt mit ihren Vorgesetzten und Kollegen sowie Kolleginnen bezüglich ihrem Urlaubswunsch austauschen zu können.
Oftmals kommt auch die Kombination aus einer Online-Urlaubsplanungssoftware sowie einer traditionellen Methode zum Einsatz. Auf diese Weise werden dann die Vorteile beider Methoden genutzt.
Entscheidet sich ein Unternehmen für eine HR-Software, umfasst diese in der Regel neben dem Thema Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Abwesenheitsmanagement auch die Urlaubsverwaltung aber genauso Dinge wie eine digitale Personalakte.
Durch den Einsatz einer Online-Urlaubsplanungssoftware gegenüber traditionellen Methoden zur Urlaubsplanung, entstehen Deinem Unternehmen einige Vorteile:
o Es finden weniger manuelle Prozesse im Rahmen der Online-Urlaubsplanungssoftware statt, was zu Kostenersparnissen führen kann
o Urlaubsanträge werden automatisiert eingereicht und online geprüft sowie freigegeben. Somit wird Zeit eingespart, da die Dokumente nicht mehr ausgedruckt und von dem/der zuständigen Mitarbeiter*in unterschrieben werden müssen
o Mitarbeitende haben die Möglichkeit, die Anträge von überall aus einzureichen. Sind sie beispielsweise mit Freunden oder der Familie zusammen und planen einen gemeinsamen Ausflug oder Urlaub, kann der Urlaubsantrag an Ort und Stelle erstellt und eingereicht werden.
o Resturlaubstage können einfach und unkompliziert eingesehen werden und auch eine Übersicht bezüglich bereits eingereichter Urlaubstage kann ohne Probleme abgerufen werden.
Bei der Urlaubsplanung sind diverse Dinge zu berücksichtigen:
o Im Bundesurlaubsgesetz (BurlG) wird der gesetzliche Urlaubsanspruch geregelt. Entsprechend stehen Arbeitnehmer*innen, deren Vertrag eine 5-Tage-Woche zugrunde legt, ein Mindesturlaub von 20 Werktagen pro Jahr zu und Mitarbeiter*innen mit einer 6-Tage-Woche ein Urlaubsanspruch von mindestens 24 Tagen pro Jahr.
o Mitarbeitende müssen Regeln kennen, die in Bezug auf die Beantragung von Urlaubstagen beachtet werden müssen. So sollte zum Beispiel festgelegt sein, mit wieviel Vorauf der Urlaub beantragt werden kann. Bei wem der Antrag eingereicht wird, wer diesen prüft und freigibt und mit wem sich die Mitarbeitenden absprechen sollten.
o Auch sollte ein Datum festgelegt werden, bis zu dem die Mitarbeitenden ihre Abwesenheit, wie den Jahresurlaub verplant und eingereicht haben sollten und es sollte von Unternehmensseite vorgegeben sein, wieviel Tage Resturlaub übrigbleiben dürfen.
o Hat ein Unternehmen beispielsweise zu gewissen Zeiten im Jahr mehr Personalbedarf, da zu Weihnachten, Ostern und anderen Feiertagen mehr Kunden bedient werden müssen, sollten diese Zeiten für Urlaubsanträge weitestgehend gesperrt sein.
o Es gibt auch Unternehmen, die einen Zeitraum für sogenannte Betriebsferien festlegen. In diesem Zeitraum wird der Unternehmensbetrieb heruntergefahren. Wichtig ist, dass dieser Zeitraum frühzeitig bekannt gegeben wird und die Mitarbeitenden diesen in ihre Urlaubstage einplanen können.
o Personen die Kinder haben, sollten bevorzugt in den Schul- bzw. Kindergarten/Kitaferien die Möglichkeit bekommen, ihren Urlaub zu nehmen.
Aber warum sollte sich dein Unternehmen für einen Online Urlaubsplaner entscheiden?
Das ist ganz einfach - Deine Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, ihren Urlaub von unterwegs, zu hause und generell überall dort wo eine Internetverbindung besteht, einfach und flexibel dank mobilem Zugriff zu planen. Auch für Vorgesetzte bietet eine Online Urlaubsplaner Software der unterschiedlichen Anbieter den Vorteil, Genehmigungen im Handumdrehen und mit einem Klick bestätigen zu können.
Außerdem können Mitarbeitende mittels Online Urlaubsplaner Software die Urlaubszeiten ihrer Arbeitskolleg*innen bei der eigenen Urlaubsplanung direkt berücksichtigen.
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